Услуги по управлению документами от Sharp
Контролируйте доступ к вашим данным
Любая информация полезна только в том случае, если к ней обеспечен безопасный доступ. Именно в этом и заключается управление документами или электронный документооборот (EDM). Это системы и процессы, предназначенные для максимально быстрого и эффективного получения, хранения, управления, отслеживания и извлечения документов в цифровом виде.
Это не новая концепция, системы управления документами существуют уже много лет. Но с учетом того, что количество ежедневно создаваемой информации достигло ошеломляющего уровня - около 2,5 квинтиллионов байт в день в 2020 году*, а также требований по доступу к информации в гибридной рабочей среде, это никогда не было так важно.
Каждый день компании создают контракты, счета, предложения и многие другие документы как в цифровом, так и в печатном формате, и все они имеют решающее значение для их работы. Однако большая часть этой информации может быть похоронена в персональных системах, картотеках или ведомственных "хранилищах данных", поэтому доступ к ней может быть затруднен, и большая часть ее потенциальной ценности просто теряется.
* “2020 Данные никогда не спят 8.0” исследование от Domo, Inc ("2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc)
Эффективные решения по управлению документами позволят вам:
- Оцифровывать и систематизировать документы – любая информация из любого источника, например, электронной почты, принтеров, копиров или документ-систем, может быть оцифрована, классифицирована и надежно сохранена в цифровом виде.
- Контролировать доступ и повышать прозрачность использования – можно применять правила, чтобы только нужные люди имели доступ к нужной информации в нужное время.
- Расширять и оптимизировать совместную работу – все могут совместно использовать и просматривать одни и те же документы, чтобы всегда иметь самую последнюю, самую актуальную версию.
- Поддерживать согласованную инфраструктуру документооборота – чтобы информация могла использоваться совместно с другими системами, такими как ERP, CRM и финансовыми приложениями.
- Более безопасно управлять информацией – документы можно централизованно контролировать и защищать от несанкционированного доступа.
- Обеспечивать соответствия нормативным требованиям – журналы аудита и средства цифровой подписи помогают обеспечить соответствие нормативным требованиям компании.
Безопасное распространение документов
Как часть портфолио решений по управлению документами и печатью от компании Sharp, наши решения для документооборота помогут всем сотрудникам компании повысить эффективность за счет оптимизации и автоматизации рутинных, повторяющихся задач. Они позволят оцифровывать документы и запустить необходимый рабочий алгоритм для безопасной отправки этих документов сотруднику компании, в приложение или бизнес-процесс, направленный на решение комплекса задач.
В облачном сервисе или на ваших собственных серверах наше программное обеспечение для управления документами также сделает доступной критически важную для бизнеса информацию для уполномоченных сотрудников в любое время и в любом месте практически с любого устройства, включая телефоны и планшеты.
Повышение производительности и контроль затрат
Позволяя вам оцифровывать, безопасно хранить и обмениваться гораздо большим объемом деловой информации, наши решения для безопасного управления документами и документооборотом помогут вам:
- Работать более эффективно – оптимизация бизнес-процессов, сокращение ошибок и обеспечение быстрого доступа к документам.
- Уменьшить расходы – выполнение задач быстрее, сокращение объема печати и минимизация места для хранения бумажных документов в архиве.
- Улучшить процессы аудита и соответствия нормативным требованиям – четкая отслеживаемость и быстрый поиск всех необходимых документов.
- Повысить безопасность документов – обеспечение доступа к информации только уполномоченным сотрудникам.
- Раскрыть новые подходы и возможности получения прибыли – более эффективный обмен и консолидация данных.
- Повысить качество обслуживания клиентов – быстрое получению необходимой информации при обработке запросов.
Узнайте больше о продуктах и услугах от Sharp
Выберите один из вариантов ниже
