Безопасность документов от Sharp

Защита деловой информации

Современные компании обрабатывают большое количество информации, но зачастую не имеют полной картины того, как она создается, хранится, передается, и как к ней осуществляется доступ. Это неизбежно приводит к потенциальным рискам в безопасности и соответствие нормативным требованиям, включая утечку данных, незащищенные файлы, человеческие ошибки и несанкционированный доступ к информации.

Помимо этого, среда производства документов в организации может служить простым шлюзом в корпоративную сеть, поскольку принтеры и многофункциональные устройства часто остаются вне политики ИТ-безопасности. Это ключевая уязвимость, которую активно пытаются использовать злоумышленники, и это может нанести огромный и долговременный репутационный ущерб.

На страже ваших документов

Чтобы быть действительно эффективной, защита документов должна быть неотъемлемой частью стратегии управления документами и печатью в организации и должна учитывать все шесть этапов жизненного цикла документов:

Захват (оцифровка) – "ввод" информации, будь то сканирование бумажных документов, мониторинг электронной почты или создание и сохранение документов из приложения.
Хранение – хранение документов либо в бумажном виде, либо в электронной или гибридной файловой системе.
Управление – управление разрешениями доступа пользователей и отслеживание версий для обеспечения работы пользователей над последними версиями документов, а также аудиторские журналы для регистрации каждого действия с документом.
Сохранение – обеспечение хранения документов в течение достаточного периода времени, а затем их безопасная утилизация.
Общий доступ – обеспечение безопасного доступа к документам другим пользователям или деловым партнерам наиболее эффективным способом.
Интеграция – обмен информацией между бизнес-приложениями, такими как бухгалтерские или ERP-системы.

Больше защищать, больше делать

Наши решения и услуги по управлению безопасностью документов являются основной частью наших услуг по управлению документов и печати. Они решат проблемы, связанные с обеспечением безопасности ваших документов, и помогут вам выполнять больше работы, используя интуитивно понятные инструменты автоматизации рабочего процесса.

Опыт, поддержка и инструменты компании Sharp помогут вам разработать политику безопасности документов и управлять ею, а также обеспечить защиту конфиденциальной информации на протяжении всего ее жизненного цикла, независимо от того, как она была получена, сохранена, распечатана или передана. Кроме того, наши программные решения по управлению документами помогут вам соответствовать последним нормам безопасности, таким как GDPR. Или же наши партнеры могут управлять всем этим за вас в рамках управляемых услуг печати (MPS).

Преимущества решений для безопасности документов от Sharp

Эффективное управление документами – ваши файлы хранятся в структурированных и безопасных облачных хранилищах данных (также доступно хранение на локальном сервере).
Дополнительная защита печати - ваши документы защищаются с помощью функции контроля печати, которая гарантирует, что конфиденциальная информация не появится в открытом доступе, например, в выходном лотке принтера. Кроме того, к распечатанным документам можно добавлять водяные знаки для дополнительной защиты, а также время и дату печати.
Повышенная безопасность документов – только авторизованные пользователи могут сканировать документы. А также можно определить, какими способами и куда можно отправлять документы. Дополнительный уровень безопасности может быть обеспечен путем добавления паролей к документам, отсканированным в формате PDF.
Улучшенный контроль документов – скрытый текст и узоры могут быть встроены в фон документов. При попытке скопировать документ, скрытый текст станет видимым, и вы сможете легко отличить копию от оригинала. Более того, скрытые узоры могут быть распознаны многофункциональным устройством Sharp, и документ вообще не будет скопирован.